Lassen Sie mich raten: Sie haben wenig Zeit.

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Wir alle haben wenig Zeit. Und Immobilienmakler ganz besonders. Hier ein Termin, dort ein Telefonat und zwischendurch unzählige E-Mails, die nur darauf warten bearbeitet zu werden. Hinzu kommen unerwartete Probleme aus dem Tagesgeschäft und haufenweise Papierkram, der an Ihren Nerven zerrt.

Der Alltag hat Sie fest im Griff. Für neue Projekte und kleine Erholungspausen bleibt kaum Zeit. Notwendige Innovationen für Ihr Business bleiben dabei auf der Strecke. Besonders nachhaltig ist das nicht. Und glücklicher werden Sie dadurch auch nicht.

Aber keine Sorge: In diesem Artikel zeige ich Ihnen, was Sie dagegen tun können. Ich verrate Ihnen, wie Sie über eine Stunde Zeit pro Tag sparen können, ohne Ihre täglichen Aufgaben zu vernachlässigen. Es ist alles eine Frage der Organisation – und zudem kinderleicht.

So sparen Sie eine Stunde Zeit – pro Tag!
Viele Immobilienmakler sind leidenschaftliche Workaholics. Sie lieben Ihren Job und steigern sich regelrecht in Ihre Arbeit hinein. Überstunden machen ihnen nichts aus.

Das Problem ist nur: Im Laufe der Zeit verlieren sie ihren Blick für Effizienz. Sie sind zwar durchgehend beschäftigt, aber nicht produktiv. Sie arbeiten und arbeiten, aber kommen nicht vom Fleck. Und genau dabei vergeuden sie ihre Zeit – häufig für Kleinkram, der sie ihren Zielen nicht näherbringt.

Damit Ihnen das nicht passiert, habe ich in diesem Artikel sieben knackige Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen werden, fokussierter und effizienter zu arbeiten. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre Arbeitskraft nicht nur besser, sondern sparen zudem erstaunlich viel Zeit.

Los geht’s!

Tipp #1: Planen Sie Ihren Tag im Voraus!

Preisfrage: Wissen Sie vor jedem Arbeitstag genau, was zu tun ist? Kennen Sie Ihre Ziele? Oder anders gefragt: Haben Sie einen Plan? Falls nicht, wird es höchste Zeit. Denn ohne Plan arbeiten Sie zerstreut und verschwenden Ihre Energie. Sie werden schnell unkonzentriert und lassen sich zudem häufig ablenken.

Mit einer soliden Planung passiert Ihnen das nicht. Ein Plan hilft Ihnen dabei, fokussierter zu arbeiten und schneller mit all Ihren Aufgaben fertig zu werden. Dabei gilt die 10/90-Regel, die besagt: Durch die ersten zehn Prozent der Zeit, die Sie für Ihre Planung aufwenden, sparen Sie ganze neunzig Prozent der Zeit, die Sie benötigen, um die geplante Aufgabe zu erledigen. So lassen sich beispielsweise mit einer Minute Planung, ganze zehn Minuten Arbeitszeit einsparen. Ein guter Deal, oder?

Zeitersparnis: 10-20 Minuten

Tipp #2: Bündeln Sie Ihre Aufgaben!

Im stressigen Makleralltag fallen viele unterschiedliche Aufgaben und Verpflichtungen an. Obwohl diese Rahmenbedingung den Beruf interessant und vielseitig macht, gibt es dabei ein großes Problem: Durch den Wechsel zwischen vielen verschiedenen To-dos geht Ihre Energie und Aufmerksamkeit verloren. Und damit Ihre Zeit.

Doch die Lösung dieser Problematik ist einfach: Bündeln Sie Ihre Aufgaben und fassen Sie ähnliche Tätigkeiten in Blöcken zusammen. Diese können Sie dann effizient nacheinander abarbeiten, ohne dabei jedes Mal die zeitlichen Umstellungskosten zu tragen. Beantworten Sie zum Beispiel einmal am Tag alle offenen E-Mails oder erledigen Sie Arbeiten an Ihrer Webseite in einem Zug. Damit lassen sich pro Tag einige Minuten Zeit sparen.

Zeitersparnis: 5-15 Minuten

Tipp #3: Trennen Sie zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben!

Ich kenne viele Immobilienmakler, die rund um die Uhr gestresst sind. Warum? Weil Sie es ausschließlich mit dringenden Aufgaben zu tun haben. Jede einzelne Verpflichtung scheint von enormen Wert zu sein – und dass nur, weil sie in einem engen zeitlichen Horizont erledigt werden muss.

Die Sache ist nur die: Nicht alle dringenden Aufgaben sind wichtig für Sie. Und wenn Sie sich „nur“ um die dringenden Dinge kümmern, bleibt keine Zeit für die wichtigen Punkte auf Ihrer To-do-Liste. Stellen Sie sich daher die folgende Frage, bevor Sie mit einer neuen Aufgabe beginnen: Ist diese Aufgabe wichtig für mein Business? Falls Sie mit „Nein“ antworten, schieben Sie die Aufgabe und kümmern sich zuerst um etwas Wichtigeres. Das ist manchmal nicht leicht, aber dadurch sparen Sie Zeit und Energie.

Zeitersparnis: 10-15 Minuten

Tipp #4: Machen Sie Pausen!

Der schnellste Weg, um langfristig unproduktiv zu werden, ist in einem Stück durchzuarbeiten. Ohne Pausen werden Sie schnell müde, verlieren Ihren Fokus und halten kaum einen Arbeitstag auf höchstem Leistungsniveau durch. Zerteilen Sie Ihre Arbeitseinheiten daher in kleine Häppchen und arbeiten Sie in Etappen.

Große Einheiten – ohne Pause – bringen Sie nicht weiter und sind ineffizient. Kleine Pausen, in denen Sie sich bewusst ablenken dürfen, wirken hingegen belebend und fördern Ihr Durchhaltevermögen. Die Gefahr dabei ist nur, dass aus kleinen Pausen große Pausen werden. Lösung: Planen Sie Ihre Unterbrechungen und nehmen Sie sich konkrete Dinge vor. Außerdem hilft es, wenn Sie mit einem Timer arbeiten, der Sie ans Weitermachen erinnert.

Zeitersparnis: 10-30 Minuten

Tipp #5: Setzen Sie knappe Deadlines!

Deadlines sind unangenehm. Unangenehm, aber nützlich. Deadlines bauen Druck auf und zwingen Sie dazu, mit Ihrer Aufgabe fertig zu werden. Ihnen bleibt kein Ausweg – und keine Zeit für Ausreden. Die Deadline steht und sorgt dafür, dass Sie mit Ihrer Zeit effizient umgehen müssen.

Zusammengefasst wird dies in dem sogenannten Parkinson’schen Gesetz: „Eine Aufgabe dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“, was so viel bedeutet wie: Wenn Sie viel Zeit für eine Aufgabe haben, benötigen Sie auch viel Zeit für die Erledigung – und umgekehrt. Das heißt für Sie: Setzen Sie sich für jede Ihrer Aufgaben knappe Deadlines, damit Sie produktiv und zielstrebig arbeiten. Auf diese Weise sparen Sie sich unnötige Arbeitsschritte und sammeln pro Tag zusätzliche Minuten ein.

Zeitersparnis: 10-30 Minuten

Tipp #6: Erstellen Sie eine Not-to-do-Liste!

Die meiste Zeit am Tag verlieren Sie und Ihre Immobilienmaklerkollegen durch Ablenkungen. Dazu zählen ganz besonders unproduktive Gewohnheiten, die sich unterbewusst in Ihren Alltag eingeschlichen haben und dafür sorgen, dass sie nicht konzentriert arbeiten können.

Als Paradebeispiel gilt das ständige Checken neuer E-Mails. Aber auch das Surfen im Internet, der Besuch Ihres Lieblings-Online-Magazins und die Begutachtung des eigenen Facebook-Feeds zählen zu den größten Zeitfressern unserer Zeit. Um diese Ablenkungen effektiv auszuschalten, empfehle ich Ihnen eine persönliche Not-to-do-Liste. Auf dieser Liste sammeln Sie alle Aktivitäten, die Sie in Ihrem Arbeitsrhythmus stören und ab sofort NICHT mehr tun möchten. Schreiben Sie jede Störquelle auf ein Blatt Papier und platzieren Sie Ihre Liste gut sichtbar auf Ihrem Schreibtisch. Mit diesem kleinen Trick lassen sich über den Tag verteilt enorme Zeitsparpotenziale realisieren.

Zeitersparnis: 5-60 Minuten

Tipp #7: Isolieren Sie sich!

Es gibt Phasen, in denen hilft der beste Plan und die deutlichste Not-to-do-Liste nicht, um produktiv zu arbeiten. Die Ablenkungen sind zu groß, die Konzentration zu flüchtig. In solchen Momenten gibt es nur eine Lösung: Isolation. Kapseln Sie sich für einen kurzen Augenblick von der Außenwelt ab und sammeln Sie sich.

Ziehen Sie Ihre Bürotür zu, schließen Sie das Fenster, stellen Sie Ihr Telefon aus und schalten Sie Ihr Internet ab. Trennen Sie sich kurzzeitig von Ihrer Umwelt und bündeln Sie ihre Aufmerksamkeit. Nutzen Sie diese Zeit entweder dafür, um eine anspruchsvolle Aufgabe zu erledigen, einen wichtigen Vortrag vorzubereiten oder um Ihre Gedanken zu ordnen. Kämpfen Sie nicht gegen die Störungen an, beseitigen Sie sie – und kehren dann nach wenigen Minuten gestärkt zurück.

Zeitersparnis: 5-15 Minuten

Fazit

Geben Sie sich nicht damit zufrieden, dass Ihnen regelmäßig Ihre wertvolle Zeit durch die Finger rinnt. Akzeptieren Sie diesen Zustand nicht, sondern ändern Sie Ihren Umgang mit Ihren täglichen Aufgaben. Arbeiten Sie an Ihrer Organisation und optimieren Sie Ihr Selbstmanagement.

Diese sieben Tipps können Ihnen dabei helfen:
• Planen Sie Ihren Tag im Voraus!
• Bündeln Sie Ihre Aufgaben!
• Arbeiten Sie in Etappen!
• Machen Sie Pausen!
• Setzen Sie sportliche Deadlines!
• Erstellen Sie eine Not-to-do-Liste!
• Isolieren Sie sich!

Beginnen Sie noch heute mit einer der oben vorgestellten Methoden und probieren Sie aus, wie viel Zeit Sie damit täglich sparen können. Anfangs wird es möglicherweise ungewohnt für Sie sein, aber nach kurzer Zeit werden Sie große Fortschritte erzielen.

Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie sparen können.